Tirsdag 19. januar gjennomførte nettverket for sikkerhet og beredskap i GVD-samarbeidet en lærerik 2-delt fagdag. 60 deltagere deltok først på et kurs i beredskapskommunikasjon, etterfulgt av en øvelse med kommunikasjonsutfordringer rundt en damhendelse. Da kunne kunnskapen fra kurset komme til nytte.
Mandat og bakgrunn for dagen
Sikkerhets- og beredskapsnettverket i GVD hadde i sin årsplan 2020 forpliktet seg til å bidra til en fellesøvelse for virksomhetene som er med i samarbeidet. Kurs i krisekommunikasjon sto også på den planen. Alle kommunene har ansvar for dammer, og det stilles strenge krav til øvelser etter damsikkerhetsforskriften.
For å spare ressurser og effektivisere, ble det bestemt å arrangere en 2-delt fagdag med et kurs i beredskapskommunikasjon og en felles øvelse med damhendelse som case. I utgangspunktet skulle dagen vært gjennomført i november 2020, men på grunn av eskalering av koronasituasjonen ble dagen utsatt til 19. januar 2021.
Over 60 deltagere var med, hovedsakelig fra VA, men noen fra kommunikasjon fikk også vært med, tross fortsatt høy beredskap på koronasituasjonen.
Kurs i beredskapskommunikasjon
Målet for kurset i beredskapskommunikasjon var økt forståelse for hvordan kommunikasjon påvirker krisehåndteringen. Samt viktigheten av god samhandling og tydelige avklarte roller når en hendelse påvirker flere virksomheter og kommuner. Kursholder var Jonette Øyen, og hun var også med gjennom hele dagen. Bla gjerne igjennom Jonettes beredskapskommunikasjon kompendium.
Kurset fokuserte på kommunikasjon, omdømmerisiko og krisehåndtering i sammenheng. For å bli god på dette, og for å kunne ha oversikt over roller og ansvar, må vi vite hva de ulike funksjonene i virksomheten, kommunen, vannverket med mer, har ansvaret for. Hva kan gå galt med kommunikasjonen under en uønsket vannhendelse? Og hvordan påvirker det resten av håndteringen av krisen? Får du kontroll over kommunikasjonen, har du bedre forutsetninger for å lykkes med selve hendelsen – samtidig som du ivaretar tilliten til virksomheten din.
Kurset hadde hovedvekt på bruk av ROS-analyse-metodikken for kommunikasjon under uønskede hendelser. Ved en hendelse på vann og avløp er det avgjørende at de som håndterer hendelsen har en forståelse for at det de informere om herfra, skal brukes til videre kommunikasjon opp i systemet og ut til befolkningen. Kommunikasjonsressursene i kommunen og VA-avdelingene må kunne samhandle og utveksle informasjon på en god måte.
Tilnærmingen til kommunikasjonsberedskap – å bruke ROS i beredskapsplanleggingen også for dette faget, er et veldig nyttig verktøy. Det gir oss innsikt i hvorfor ting går skeis med kommunikasjonen, og hjelper oss å komme på rett kjøl igjen.
Beskrivelse av øvelsen
Øvelsesmål: Øve på samhandling og kommunikasjon i linja og på tvers. Samordne beredskapsplaner for damhendelser.
Hendelser som rammer dam (det samme som demning) kan påvirke flere kommuner og få store konsekvenser. Kommunikasjonsressursene i kommunen og VA-avdelingene må kunne samhandle og utveksle informasjon raskt på en god måte. Dette ønsket vi å øve på. Øvelsen fikk en ekstra dimensjon på grunn av pandemisituasjonen, siden det er strenge restriksjoner til å møtes fysisk. Øvelsen ble derfor gjennomført heldigitalt. En av tilbakemeldingene var at digitale samhandlingsverktøy bør inngå i den vanlige beredskapen. Det fungerte veldig godt, og det gjør at det ikke er behov for at alle møter fysisk på samme sted.
Kommunene var delt i to grupper, en kommunikasjon / VA-ledelse gruppe og en VA-drift gruppe. Hver av gruppene mottok spill-momentene på epost. Spill-momentene var relevant informasjon til hver gruppe, men for å få hele bildet var det avgjørende at gruppene delte informasjonen. Etter hvert ble 4 kommuner dameiere, mens 4 nabokommuner ville få de største problemene om noe gikk galt på dammen. Da måtte man i tillegg til å samhandle mellom gruppene internt, også forholde seg til gruppene i nabokommunen.
Oppsummering
Det var en intens dag med mye informasjon og nye input og læring. I vår bransje er kommunikasjon en viktig profesjon, og det er både store krav og store forventninger til oss i måten vi kommuniserer på når vi har uønskede hendelser.
Nå er det opp til hver virksomhet å evaluere øvelsen, fange opp og resonere over hva som fungerte godt, og ta tak i de hullene og svakhetene som ble oppdaget underveis. Øvelsen slutter ikke før det er en plan for oppfølging av erfaringspunkter.
Oppfordringen etter kurset er å bruke den nyervervede kunnskapen og jobbe videre med dette – og jobbe tett sammen, vi i VA og kommunikasjonsressursene i våre respektive virksomheter. Jonette har bidratt i utarbeidelsen av en mal for beredskapskommunikasjon som Norsk Vann har utgitt. Dere finner malen på Norsk Vann’s nettside, under fanen «Beredskap» – i høyre kolonne. Vi har fått presentert et godt verktøy – eksempel på sjekklister, samt gode råd. Bruk det!
Sikkerhet og beredskapsnettverket i GVD
Målet med nettverket:
- Pådriver for økt krisehåndteringskompetanse innad i virksomhetene i GVD samarbeidet
- Bygge forståelse for sikkerhetskultur og øke beredskapsbevisstheten internt i våre egne virksomheter
- Utarbeide tiltak som skal bidra til å styrke vannberedskapen både internt i egen virksomhet, i kommunen for øvrig og i vår region.
- Møter 4-6 ganger i året.
- Har etablert to arbeidsgrupper:
- Nødvannsgruppe
- Krisekommunikasjon
- De av oss som er daglige bruker av CIM har også hatt et samarbeid om utvikling og drifting av dette krise- og loggverktøyet.
- Vi har et aktivt samarbeid om utvikling av planer og driftspraksis for Nødnett – blant annet har vi fått opprettet en egen talegruppe for VA-virksomhetene i GVD – her er vi banebrytende og vår rigging blir nå en mal for resten av landet innenfor VA.
- I løpet av de siste årene har nettverket arrangert flere kompetansetiltak innenfor beredskap;
- Kurs i krisehåndtering våren 2018
- Kurs i Øvelsesplanlegging høsten 2018
- Felles praktisk Nødvannsøvelse november 2018
- Vi arrangerte en regional vannberedskapsworkshop våren 2019 (nesten 100 deltakere)
- Nå altså beredskapskommunikasjonskurs og en felles damøvelse
I 2021 står loggføringskurs i CIM på planen.
Jonette Øyen
Er en svært erfaren strategisk kommunikatør og spesialist innen beredskap. Hun har mer enn 20 års erfaring, i hovedsak i lederposisjoner og med stor bransjebredde fra firmaer som BaneNor, Oslo Universitetssykehus, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og Riksarkivet. Hun har tung kompetanse innen strategisk kommunikasjonsrådgivning, beredskaps- og krisekommunikasjon, risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging, endringskommunikasjon og mediehåndtering.
